【新型コロナウイルスへの対応】区・自治会・町内会等が開催する総会等について

新型コロナウィルス感染症の影響が拡大する中、町では、これまでの間、国や県の見解を踏まえ、区・自治会（以下、自治組織という。）主催の会議や行事等の在り方についても十分にご配慮いただくようお願いをしてまいりました。

しかし、開催の判断が難しい会議等の一つに自治組織の総会が挙げられます。

このページでは、多くの方が集まらずに総会を開催する「書面表決」の方法を掲載しますので、参考にしていただきますようお願いします。

新型コロナウイルス感染の拡大を防止するため、多くの方が集まらずに総会を開催するには、次の方法があります。

• 書面表決

総会に出席せずに書面で議決権を行使する方法です。
実施するには、原則として、会則や規約等の中で定めが必要になります。
ただし、認可地縁団体については、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定を根拠に書面表決も行うことができます。

• 委任状の活用

自治会員から委任状の提出を受け、役員等のみの少人数で開催する方法です。

一例になりますが、書面表決の進め方についてご案内します。

1. 「定期総会書面表決のお知らせ」「議案書」「書面表決書」を自治組織の会員に配付する。
2. 会員から「書面表決書」を提出してもらう。
3. 書面表決を集計する。
4. 隣組回覧等で結果を会員にお知らせする。

認可地縁団体（法人格のある自治組織）につきましては、地方自治法の規定により年に一度、総会の開催が必要となりますが、上記の方法などをご検討いただき、会員の方の安全に配慮したうえで、ご判断をお願いいたします。
なお、認可地縁団体については、会則や規約等に別段の定めがない場合でも、地方自治法の規定により書面表決を行うことができます。

各自治組織の長の皆様におかれましては、これまでお示しした判断基準等を改めてご確認いただくとともに、特に次の事項についても十分にご配慮いただきますようお願いします。

• 感染拡大のリスクを高める「3密」（密閉空間・密集場所・密接場面）を避ける。
• 感染拡大地域への往来の自粛呼びかけと「往来者」の会議不参加（2週間程度自宅待機）の徹底
• 懇親会や酒席の見直し。（例：食べ折持ち帰り、自粛など）

「往来者」：転入や帰省等を含む感染拡大地域から来た方、やむを得ない事情で感染拡大地域に行ってきた方。